Słownik pojęć

Aktualizacja oprogramowania poprawia działanie urządzenia, usuwa błędy oraz dostosowuje kasę fiskalną do zmieniających się przepisów prawa.

Nowoczesne urządzenia fiskalne przechowują dane sprzedażowe w pamięci chronionej, umożliwiając ich odczyt w razie kontroli lub awarii.

Baza towarowa, nazywana również bazą PLU, to lista wszystkich produktów i usług zaprogramowanych w kasie fiskalnej lub drukarce fiskalnej. Każda pozycja posiada nazwę, stawkę VAT, cenę oraz indywidualny numer PLU. Odpowiednio przygotowana baza towarowa przyspiesza sprzedaż oraz ułatwia prowadzenie ewidencji.

Centralne Repozytorium Kas (CRK) to system Ministerstwa Finansów, z którym komunikują się kasy fiskalne online. Urządzenie automatycznie przesyła informacje o sprzedaży, raportach fiskalnych oraz zdarzeniach serwisowych.

Czytnik kodów kreskowych współpracuje z kasą fiskalną lub systemem POS, umożliwiając szybkie wyszukiwanie produktów z bazy towarowej.

Dobowy raport fiskalny (raport dobowy) jest podsumowaniem całej sprzedaży zarejestrowanej w ciągu jednego dnia. Raport należy wykonać po zakończeniu sprzedaży, jeżeli w danym dniu została zaewidencjonowana choć jedna transakcja.

Drukarka etykiet służy do drukowania kodów kreskowych, cen oraz oznaczeń produktów wykorzystywanych podczas sprzedaży.

Drukarka fiskalna to urządzenie fiskalne współpracujące z komputerem lub systemem sprzedaży POS. W przeciwieństwie do kasy fiskalnej nie działa samodzielnie – do wystawienia paragonu wymaga programu sprzedażowego.

E-paragon to elektroniczna wersja tradycyjnego paragonu fiskalnego. Może zostać przesłany klientowi np. wiadomością SMS, e-mailem lub do dedykowanej aplikacji, jeśli klient wyrazi na to zgodę.

Ewidencjonowanie sprzedaży polega na rejestrowaniu każdej sprzedaży na kasie fiskalnej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Każda transakcja zakończona jest wydrukowaniem paragonu fiskalnego.

Fakturę dla przedsiębiorcy można wystawić wyłącznie do paragonu zawierającego numer NIP nabywcy. Jeżeli paragon nie posiada numeru NIP, wystawienie faktury dla firmy nie jest możliwe.

Paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy o wartości do 450 zł brutto (100 euro) może stanowić fakturę uproszczoną i nie wymaga wystawienia dodatkowej faktury VAT.

Fiskalizacja to jednorazowa czynność wykonywana przez autoryzowany serwis polegająca na uruchomieniu pamięci fiskalnej urządzenia. Od momentu fiskalizacji każda sprzedaż jest zapisywana w pamięci fiskalnej i przesyłana do Centralnego Repozytorium Kas.

Homologacja to potoczne określenie dopuszczenia urządzenia fiskalnego do użytkowania zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wymaganiami technicznymi.

Integracja polega na połączeniu kasy fiskalnej z terminalem płatniczym. Kwota sprzedaży jest automatycznie przesyłana do terminala, co eliminuje pomyłki podczas wpisywania kwoty.

Kasa fiskalna online automatycznie komunikuje się z Centralnym Repozytorium Kas i przesyła informacje o sprzedaży oraz zdarzeniach zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Kasa wirtualna to oprogramowanie pełniące funkcję kasy fiskalnej. Może być stosowana wyłącznie przez wybrane branże określone w przepisach.

Kasa fiskalna online cyklicznie komunikuje się z Centralnym Repozytorium Kas. Brak połączenia z internetem nie blokuje sprzedaży, jednak urządzenie podejmuje kolejne próby przesłania danych.

Nowoczesne kasy fiskalne zapisują kopię wszystkich paragonów w pamięci urządzenia zamiast na drugiej rolce papieru. Rozwiązanie to nazywane jest kopią elektroniczną.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowy system umożliwiający wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych. W kolejnych latach korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców.

Książka kasy fiskalnej zawiera informacje o urządzeniu, jego numerach identyfikacyjnych, przeglądach technicznych, naprawach oraz zmianach serwisu. Powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania urządzenia.

Po zakończeniu działalności gospodarczej właściciel powinien wykonać odczyt pamięci fiskalnej przy udziale serwisanta oraz dopełnić formalności w Urzędzie Skarbowym.

Moduł fiskalny jest elementem urządzenia odpowiedzialnym za bezpieczne zapisywanie danych sprzedażowych oraz zabezpieczenie ich przed modyfikacją.

Numer ewidencyjny kasy fiskalnej nadawany jest przez właściwy Urząd Skarbowy po zgłoszeniu urządzenia. Numer należy umieścić na obudowie kasy w widocznym miejscu.

Numer fabryczny identyfikuje urządzenie u producenta. Pozwala jednoznacznie określić model oraz historię serwisową kasy fiskalnej.

Numer unikatowy jest nadawany przez producenta i zapisany w pamięci urządzenia. Nie można go zmienić ani usunąć.

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej zależy od rodzaju prowadzonej działalności, wysokości obrotów oraz obowiązujących przepisów podatkowych. Niektóre branże muszą korzystać z kasy od pierwszej sprzedaży.

Odczyt pamięci fiskalnej wykonywany jest najczęściej przy zakończeniu pracy urządzenia lub wymianie modułu fiskalnego. Wykonuje go autoryzowany serwis.

Pamięć chroniona zapisuje wszystkie dokumenty fiskalne oraz niefiskalne wystawione przez urządzenie. Dane te mogą zostać odczytane przez serwis lub organy kontrolne.

Pamięć fiskalna jest trwałym elementem kasy fiskalnej, w którym zapisywane są raporty fiskalne oraz informacje o sprzedaży. Raz zapisanych danych nie można usunąć ani zmienić.

Paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży. Zawiera dane sprzedawcy, nazwę towarów lub usług, stawki VAT, kwoty podatku oraz wartość sprzedaży.

Paragon niefiskalny ma charakter informacyjny i nie stanowi dokumentu sprzedaży. Najczęściej wykorzystywany jest podczas testowania urządzenia.

PIN Pad to klawiatura terminala płatniczego służąca do autoryzacji transakcji kartą płatniczą lub telefonem.

PLU (Price Look-Up) to indywidualny numer przypisany każdemu produktowi lub usłudze zapisanej w bazie towarowej kasy fiskalnej.

Program Polska Bezgotówkowa wspiera przedsiębiorców w rozpoczęciu przyjmowania płatności bezgotówkowych poprzez finansowanie terminala płatniczego przez określony czas.

POS (Point of Sale) to stanowisko sprzedaży składające się najczęściej z komputera, programu sprzedażowego, drukarki fiskalnej, terminala płatniczego, czytnika kodów kreskowych oraz drukarki etykiet.

Programowanie kasy fiskalnej obejmuje konfigurację urządzenia, dodanie bazy towarowej, ustawienie stawek VAT, nagłówka paragonu oraz pozostałych parametrów pracy.

Każda kasa fiskalna musi przejść obowiązkowy przegląd techniczny co najmniej raz na dwa lata. Przegląd wykonuje autoryzowany serwis.

Raport dobowy jest obowiązkowym dokumentem podsumowującym sprzedaż z jednego dnia pracy urządzenia fiskalnego.

Raport miesięczny stanowi zestawienie wszystkich raportów dobowych wykonanych w danym miesiącu.

Raport rozliczeniowy to dokument generowany przez kasę lub system sprzedaży przedstawiający zestawienie sprzedaży według wybranych kryteriów.

Reklamacja dotycząca sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej powinna zostać odpowiednio udokumentowana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Reset polega na przywróceniu wybranych ustawień urządzenia. Nie powoduje usunięcia danych zapisanych w pamięci fiskalnej.

Autoryzowany serwis wykonuje fiskalizacje, przeglądy techniczne, naprawy, konfiguracje oraz odczyty pamięci fiskalnej.

Sprzedaż bezrachunkowa to sprzedaż dokumentowana wyłącznie paragonem fiskalnym, bez wystawiania faktury.

Stawka VAT określa wysokość podatku naliczanego przy sprzedaży towarów i usług. Musi zostać poprawnie przypisana do każdego produktu znajdującego się w bazie towarowej.

Terminal płatniczy umożliwia przyjmowanie płatności kartą, telefonem, zegarkiem oraz metodami zbliżeniowymi. Może współpracować z kasą fiskalną lub drukarką fiskalną.

Przedsiębiorca spełniający ustawowe warunki może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Urząd Skarbowy nadaje numer ewidencyjny kasie fiskalnej oraz nadzoruje prawidłowość prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Waga elektroniczna może zostać zintegrowana z kasą fiskalną lub systemem sprzedaży, dzięki czemu masa produktu automatycznie trafia na paragon.

Wyrejestrowanie następuje po zakończeniu pracy urządzenia. Obejmuje wykonanie odczytu pamięci fiskalnej oraz zgłoszenie zakończenia użytkowania do Urzędu Skarbowego.

Właściciel kasy fiskalnej ma prawo zmienić autoryzowany serwis obsługujący urządzenie. Zmiana wymaga odpowiedniego wpisu do książki kasy.

Zmiana stawek VAT polega na aktualizacji ustawień urządzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Operację należy wykonać przed rozpoczęciem sprzedaży według nowych stawek.

Zwrot towaru zarejestrowanego na kasie fiskalnej wymaga prowadzenia odpowiedniej ewidencji zwrotów oraz posiadania dokumentów potwierdzających transakcję.